Uno degli aspetti più complicati della vita da lavoratore indipendente, soprattutto quando si ha una famiglia, è l’organizzazione. Non è affatto semplice gestire il carico di lavoro, evitando gli sprechi di tempo, e contemporaneamente preservare momenti di relax e vita privata. Per fortuna ci viene in aiuto la tecnologia che, automatizzando e velocizzando molti processi, ci permette dei normali orari di lavoro!
Come essere produttivi organizzando tempo e lavoro
Strumento imprescindibile per un freelance è un buon sistema di calendarizzazione che aiuti a pianificare e organizzare il proprio lavoro, possibilmente segnalando anche a clienti e collaboratori scadenze e appuntamenti.
Tutti i programmi per posta elettronica, bene o male, permettono di configurare un calendario a partire dagli scambi di email. Altri servizi però consentono di ordinare diversamente gli impegni (magari per cliente) o aggiungere commenti (funzionalità utile per descrivere i task legati alle scadenze). Paciolo, per esempio, ha sviluppato una bacheca simile a un’interfaccia social: attraverso le varie tipologie di post che si possono creare (Cose da fare, Scadenze e Appuntamenti) è possibile organizzare il lavoro, consultare la documentazione, interagire con altre persone (clienti compresi) taggandole, ricordare appuntamenti e molto altro. E tutto con piena visibilità al resto del team, in modo che ci sia un aggiornamento simultaneo.
Il lavoro indipendente infatti è tutt’altro che solitario: spesso si lavora in gruppo. Per gestire al meglio il lavoro collaborativo si possono usare strumenti online come Trello, a metà tra un drive e social (ogni progetto è una cartella potenzialmente aperta ad altri) oppure Slack, servizio di messaggistica instantanea pensato proprio per i team.
Ma non è finita qui: grazie al Boomerang, estensione per posta elettronica (per ora Gmail, Outlook ed Exchange), possiamo finalmente pianificare l’orario di invio delle email. E ci avvisa pure se le nostre mail vengono aperte e visualizzate!
Storage online per lavorare ovunque
Il 2020 è stato l’anno dello smart working e il 2021 non ha fatto eccezione: abbiamo scoperto grazie alla tecnologia cloud che è possibile lavorare da praticamente ovunque. Anche in questo caso, i colossi Google, Microsoft e Amazon offrono diverse soluzioni di storage online.
Altre app o software, però, propongono anche gratuitamente archivi digitali intelligenti e flessibili, più vicini alle esigenze della piccola impresa o del Professionista. Evernote per esempio consente di creare archivi tematici, all’interno dei quali conservare non solo file ma anche link. Paciolo invece propone un Drive intelligente, che gestisce in maniera integrata tutte le informazioni che entrano nel sistema. Quando un documento è condiviso tra gli utenti della piattaforma, si aggiornano automaticamente Magazzino, Contabilità e scadenziario. Contemporaneamente il sistema archivia e cataloga in modo semplice e immediato i file caricati (molto utile anche per l’adempimento degli obblighi di conservazione delle fatture elettroniche). Tutto può essere poi condiviso con soggetti esterni come il commercialista o il cliente stesso, così da aggiornarli in tempo reale.
L’unione fa la forza: i vantaggi del software gestionale
Uno degli aspetti più delicati del lavoro da partita IVA individuale riguarda la gestione delle risorse economiche: investimenti, spese, adempimenti, ecc.. Trovare gli strumenti digitali che possano assisterci in queste operazioni è quindi un primo passo essenziale per far crescere la propria attività. Mint, per esempio, è un’applicazione che nasce per tenere sotto controllo le scadenze dei nostri pagamenti, dalle bollette ai compensi dei dipendenti e/o collaboratori.
Il rischio però è di scaricarne una per ciascun task e trovarsi il computer o lo smartphone intasato da avvisi di mille app diverse. Grazie ai software gestionali pensati per supportare al 360° i flussi di lavoro, tramite un unico servizio è possibile monitorare entrate e uscite, gestire la comunicazione interna, l’amministrazione, persino marketing. Se hai Paciolo, puoi addirittura personalizzare le funzionalità. Ed è tutto gratis!
Tutto nasce dalla fatturazione elettronica, processo digitale davvero rivoluzionario. Primo vantaggio: una forte riduzione dei tempi di riscossione dei pagamenti, cosa non da poco per un freelance! I software per la fatturazione infatti possono essere usati anche per tracciare e sollecitare i pagamenti. Consentono poi di emettere le fatture in modo veloce e senza errori grazie a un sistema di auto completamento a partire dai dati dei clienti presenti in rubrica e dei prodotti presenti sul listino. Paciolo per esempio propone la creazione automatica della E-fattura a partire addirittura dal preventivo, che può essere redatto sempre attraverso la piattaforma, così come tutti gli altri documenti contabili. Il tutto online, senza nemmeno dover installare un’applicazione.
Per tutti questi vantaggi tanti forfettari, per ora esentati dall’utilizzo della fattura web, hanno aderito volontariamente alla fatturazione elettronica.
