Come creare la tua prima fattura

Come creare la tua prima fattura con il software gestionale Paciolo? Di seguito ti presentiamo tutti i singoli step.

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Ti basterà entrare nella home page e dalla pratica barra del menù laterale, selezionare la voce FATTURE E DOCUMENTI.


Da questa pagina puoi creare e visualizzare tutti i tipi di documenti di cui hai bisogno ( Fatture, Preventivi, DDT, etc )

Step 1

Scelta del tipo di Documento

A questo punto visualizzerai la lista dei documenti già creati divisi per mese del tipo di documento selezionato. Dalla tendina dovrai impostare (qualora non fosse già selezionato) il tipo di documento “Fattura” e cliccare su [NUOVO DOCUMENTO]

Per creare altri tipi di documenti sarà sufficiente selezionare quello desiderato.

Step 2

Seleziona il cliente o il fornitore

Inserire l’anagrafica (o selezionarla dalla rubrica) del cliente o del fornitore è davvero semplice su Paciolo.Se l’anagrafica è già presente ti basterà selezionare il nome della società o del professionista dall’elenco con la possibilità di filtrare per nome.
Nel caso in cui devi creare una nuova anagrafica potrai procedere con l’inserimento delle informazioni in maniera manuale cliccando sull’ingranaggio.

Step 3

Inserisci i dati del cliente o fornitore in modo manuale

Clicca sulla rotellina delle impostazioni, vicina alla voce CLIENTE O FORNITORE. Ti comparirà una schermata in cui dovrai inserire :

  1. La ragione sociale
  2. L’indirizzo
  3. La partita IVA e il Codice Fiscale
  4. Codice destinatario e/o PEC per l’invio della fattura elettronica.
    Una volta confermate le informazioni, ti comparirà la notifica in alto a destra che ti indicherà il salvataggio avvenuto con successo.
    In ogni momento potrai modificare i dati che hai inserito, andando nella sezione apposita CLIENTI E FORNITORI.

NB Se inserisci prima la partita IVA cliccando sulla freccia verde “aggiorna” il sistema accederà agli archivi VIES compilando in automatico l’anagrafica

Step 4

Imposta la data, il numero e la numerazione

Paciolo suggerirà automaticamente la data attuale, e il prossimo numero utile in base alla numerazione selezionata. (E’ possibile selezionare una numerazione di default dalle Preferenze del Documento). Se si cambia la numerazione il sistema chiederà se si vuole anche aggiornare il numero usando sempre il primo utile per l’anno solare.

Step 5

La compilazione delle "Righe Documento"

In questa sezione dovrai inserire i prodotti o i servizi che sono oggetto della fattura, cliccando sul bottone AGGIUNGI RIGA. Se hai compilato l’inventario, ti basterà evidenziare l’articolo presente nella lista o richiamarlo attraverso il codice di riferimento. In caso differente, potrai procedere in modo manuale inserendo le varie informazioni all’interno dell’apposita sezione.
Fai attenzione a introdurre tutti i dati necessari:
• codice
• descrizione;
• unità di misura;
• prezzo;
• aliquota
• sconto

Potrai aggiungere un numero illimitato di prodotti e di servizi all’interno della fattura, con la possibilità di cancellarli utilizzando la comoda icona presente sulla singola barra.
In automatico otterrai in basso a destra il totale degli importi (imponibili, non imponibili, totale iva, cassa, ritenuta, bollo, totale documento e totale da pagare)

Step 6

Imposta i pagamenti

Dovrai scegliere la modalità di pagamento tra tre possibilità: data fattura, 30 giorni e pagamento rateizzato a 30-60-90. E’ possibile creare modalità di pagamento con scadenze personalizzate nell’apposita sezione.
In base alla tipologia di indicazione, si aggiorneranno in automatico la data della fattura e l’importo, ma potrai modificarla in ogni momento.Se utilizzi il pulsante AGGIUNGI SCADENZA avrai l’opportunità di inserire anche manualmente un ulteriore frazionamento delle somme.
Potrai inserire informazioni dettagliate sui singoli pagamenti, indicando come dovrà avvenire il versamento dal bonifico fino alla carta di credito.

Se selezioni come modalità di pagamento un tipo di conto in cui hai impostato le relative coordinate nella sezione Conti e Risorse verranno caricate e associate al documento.

Step 7

L'indirizzo di fatturazione e di spedizione

Disporrai delle informazioni di riferimento sia dal punto di vista contabile, sia per quanto riguarda la destinazione della merce.
Prima di passare avanti sarà importante verificare che i dati inseriti siano quelli aggiornati, onde evitare eventuali spedizioni di prodotti in un luogo non esatto.

Step 8

Le specifiche per il trasporto

Spesso le fatture prevedono prodotti che devono essere spediti. Anche in questo caso il Paciolo ti offre un’apposita schermata con tutte le voci necessarie a rendere la tua organizzazione efficace ed efficiente.
Una volta che sei entrato nella sezione trasporto, potrai inserire le singole voci, dalla causale al porto, dal soggetto incaricato al trasporto, alla data.
Inoltre nella sezione in basso saranno indicati anche altri dati specifici come: il numero di colli, il peso della merce e l’aspetto dei beni.

Step 9

Questa sezione è molto utile per interagire con la bacheca e con gli altri strumenti innovativi di Paciolo. Puoi catalogare la fattura attraverso il Tag System (ad esempio associarla ad un ordine in particolare (creato dalla sezione ordini) o crearla ad un soggetto dell’anagrafica , etc ), Inoltre avrai accesso alla linea del tempo per vedere scadenze e post creati dalla bacheca e associati a questo documento.
Otterrai una perfetta coesione tra il reparto amministrativo e quello contabile oltre che quello gestionale, per esempio per una verifica del pagamento o l’invio stesso della fattura, evitando eventuali errori. L’esempio tipico è quello di contattare più volte un cliente per un saldo, scoprendo solo successivamente che questa operazione era stata già effettuata, oppure riprendere una serie di annotazioni e commenti associati al singolo documento, etc.

 

Step 10

Salva e invia la fattura elettronica su Paciolo

Per salvare la tua prima fattura, ti basterà selezionare l’icona SALVA DOCUMENTO e in automatico verrà memorizzata. Se invece vuoi invece generre una fattura elettronica è sufficiente andare nella sezione “Fattura Elettronica” (visibile solo se hai attivato il servizio gratuito) e cliccare su “Invia fattura elettronica”.
Alla chiusura del documento tornerai alla visualizzazione dei documenti in “Fatture e doc” e potrai evidenziare in modo intuitivo lo stato del pagamento, grazie a una barra laterale in cui ti verrà indicato il totale della fattura e l’importo a saldo.
Ogni volta che ricevi un incasso, ti basterà cliccare sul pulsante MODIFICA, e nella sezione PAGAMENTI, indicare quale sia la somma ottenuta.
Una volta che avrai salvato l’operazione troverai le informazioni aggiornate sulla pagina DOCUMENTI.

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